In onze reeks interviews, waarin we met rijksambtenaren praten over het vergroten van de ruimte voor loyale tegenspraak binnen hun eigen organisatie, spraken we deze keer met Eva van Baarle en Margot Visser. Beiden zijn werkzaam op het ministerie van Defensie. Ons gesprek ging over het actieonderzoeksproject Just Culture, het versterken van een sociaal veilige cultuur en de ruimte voor loyale tegenspraak bij Defensie.
Hoe is de ruimte voor loyale tegenspraak binnen Defensie?
“Loyale tegenspraak binnen Defensie is mogelijk, maar er zit ook een spanning op; vooral omdat je binnen Defensie gevormd wordt om loyaal te zijn. Uit alle onderzoeken en rapporten van Defensie komt als pijnpunt naar voren dat tegenspraak als moeilijk wordt ervaren. Enerzijds door hoe mensen gevormd worden binnen de organisatie, maar anderzijds ook omdat we een hiërarchische organisatie zijn. Dat doet ook wat met de mens. Want ga maar eens aangeven bij jouw leidinggevende – die meer sterren op de schouder heeft en dus hoger in rang is – dat diegene iets niet goed doet.”
“Het beeld van Defensie is dat het uniform is, maar de ervaring leert dat Defensie ook heel divers is. Defensie is namelijk een grote organisatie. Bovendien hebben de context, het specifieke moment en het defensieonderdeel waarin je zit, invloed op de tegenspraak. Zit je bijvoorbeeld middenin een missie, dan is het niet altijd even gepast om op dat moment tegenspraak te geven.”
Wordt het belang van tegenspraak binnen Defensie wel herkend?
“Wat je ziet, is dat bij militairen de nadruk vaak ligt op het kunnen uitvoeren van taken. Je moet kunnen schieten, je moet opstellingen kunnen innemen. De nadruk ligt vaak minder op die zachtere kant. Het verband leggen tussen die twee, daar zit de sleutel tot succes. En dat is ook iets waar we op proberen te focussen.”
”Onderwijs rondom tegenspraak is zeer belangrijk, met name voor (toekomstige) leidinggevenden. Wij organiseren binnen Defensie dan ook al best veel op het thema Tegenspraak. Er zijn workshops, tegenspraak zit verweven in opleidingen, het Just Culture-actieonderzoek. Dit doen we niet alleen, omdat het als pijnpunt in rapporten staat. We willen dat leidinggevenden inzien dat tegenspraak juist een toegevoegde waarde kan zijn voor het primaire proces. Tegenspraak is een middel om als team beter te worden. Als je die boodschap wilt verspreiden, heb je als organisatie de verantwoordelijkheid om leidinggevenden hierin te ondersteunen.”
Gelden in crisissituaties andere wetten als het gaat om tegenspraak?
“Als je onder vuur ligt, is er geen tot weinig ruimte om een gesprek met elkaar te voeren. Het idee is dat op het moment dat het erop aan komt, je zó goed op elkaar bent ingespeeld en met elkaar kunt lezen en schrijven, dat je op dat moment de juiste dingen doet. Juist aan de voorkant wil je alles met elkaar besproken hebben, zodat de dingen goed gaan wanneer het erop aankomt.”
In theorie is er buiten de crisissituaties meer ruimte voor tegenspraak. Maar ook daar geldt dat de context waarin je werkt en de mensen met wie je werkt, bepalen of die ruimte wordt geboden en genomen. Tegenspraak is een wisselwerking tussen mensen. Mensen moeten zich aan de ene kant durven uitspreken en aan de andere kant moet de ruimte gegeven worden, zodat die mensen zich ook daadwerkelijk uitspreken. Als je als militair eerst bij een eenheid hebt gezeten, waarin skills en drills belangrijk zijn, en je gaat daarna een functie vervullen waar het gaat over bijvoorbeeld inkoop, dan vraagt dat wel wat van jou als persoon. Je moet kunnen schakelen naar een andere situatie.”
“Wat je vaak ziet bij initiatieven op het gebied van tegenspraak en sociale veiligheid, is dat met die specifieke context weinig rekening wordt gehouden. De initiatieven worden over mensen uitgestort, waardoor ze achteraf niet altijd even effectief blijken. Er is niet één oplossing die overal passend is. Wat mij zelf aanspreekt in het actieonderzoek, is dat je gebruik maakt van de kennis en de ideeën van mensen zelf. Op die manier creëer je ook draagvlak. In onze ogen werkt het alleen maar als mensen zelf ook achter de verandering staan.”
Wat is precies het actieonderzoek?
Eva is projectleider van het Just Culture-actieonderzoek dat wordt gefinancierd vanuit de Directie Veiligheid. “Het actieonderzoek is gericht op het versterken van sociale veiligheid bij Defensie. In het actieonderzoek wordt uitgegaan van hoe mensen leven in een organisatie. Je ziet dat sociale veiligheid door sommigen als belangrijk wordt ervaren en dat zij ook die link met het primaire proces leggen. Een aantal vindt tegenspraak en sociale veiligheid een burgernorm die wordt opgedrongen en vinden dat het niet traditioneel bij Defensie past.”
Actieonderzoek is een aanpak voor praktijkgericht onderzoek, waarbij je actie en onderzoek combineert. Er wordt steeds een cyclus van drie fasen (actie, studie [observeren] en reflectie [reflecteren]) doorlopen:
- Exploreren: wat speelt er?
- Actie: wat is er nodig?
- Evaluatie: wat heeft het opgeleverd en is daarvoor weer een nieuwe actie nodig?
“Op basis van open inschrijving kunnen ambtenaren binnen Defensie meedoen aan het actieonderzoek. Het begint met commitment van ambtenaren die in hun eigen praktijk willen kijken naar wat er goed gaat en wat anders kan, en daar ook zelf mee aan de slag willen. Het actieonderzoek bestaat uit een cycli van experimenteren, handelen en evalueren om te kijken wat werkt en wat nog aangescherpt moet worden. Afhankelijk van de context worden er meer of minder van bovenstaande cycli doorlopen.”
“Wat interessant is, is dat het actieonderzoek verschillend uitpakt op verschillende plekken. Dat is ook meteen de kracht. Het is geen one size fits all, maar je gaat echt de kennis van die specifieke context benutten om te kijken wat werkt. Uiteindelijk kunnen we de interventies die zijn bedacht, abstraheren en kijken of deze op andere plekken binnen de organisatie ook toegepast kunnen worden.”
“We zijn ook aangesloten bij het Interdepartementaal Platform Integriteitsmanagement (IPIM). Enerzijds om te kijken welke ontwikkelingen er binnen het Rijk zijn, waar wij bij kunnen aansluiten; anderzijds om onze ervaringen te kunnen delen met de andere ministeries. Het is mooi om bij andere ministeries te kunnen kijken hoe zij dingen aanpakken en of dat voor ons ook kan werken.”
Wat doen jullie met wat jullie leren van de opleidingen, workshops en het actieonderzoek?
“We onderzoeken de mogelijkheden om een academische werkplaats op te richten, waarmee we de effecten van interventies op het gebied van sociale veiligheid inzichtelijk willen maken. Het gaat dan om beantwoording van vragen als: Welke dingen werken en waarom werken ze? Werken ze alleen voor een specifieke groep of kun je dit defensie-breed uitrollen? We draaien nu nog aan allerlei verschillende knoppen; de volgende stap is dat we meer in kaart brengen waar het zin heeft om harder aan te draaien, of niet meer aan te draaien of juist nieuwe knoppen bij te maken. Dit staat nog in de steigers, we hopen in het eerste kwartaal van 2023 daarin stappen te maken. Je kunt heel veel dingen doen, maar uiteindelijk wil je ook weten of ze effect hebben, welke effecten ze hebben en hoe ze zich verhouden tot elkaar.”
Hoe kun je mensen die liever niet met tegenspraak aan de slag willen, toch stimuleren?
“Het gesprek aangaan, mensen serieus nemen en ook hun zorgen serieus nemen. Hun zorgen zijn ergens op gebaseerd. Je kunt wel zeggen dat ze het maar moeten doen, maar juist die dialoog daarover is belangrijk.
Bij een onderwerp als tegenspraak moet je ervoor zorgen dat door alle lagen van de organisatie heen, van de top tot de uitvoering, de boodschap over het bieden van tegenspraak wordt uitgedragen en het goede voorbeeld wordt gegeven. Dat leidinggevenden in die directe context uitdragen dat uitspreken van belang is en dat het wordt gewaardeerd. En dat er ook iets mee wordt gedaan, en als er niets mee wordt gedaan, dat er ook wordt uitgelegd waarom er niets mee wordt gedaan.”
“Het is kortom niet een kwestie van de boodschap verkondigen en dan zijn we er. Mensen moeten het gaan voelen en ervaren. We moeten met elkaar dit gesprek aangaan. Wat betekent dit voor ons? Tegenspraak is iets dat top-down gestimuleerd kan worden, maar ook iets dat uiteindelijk bottom-up moet ontstaan.”
